Spectos Logo
Quay về Blog

Trải nghiệm khách hàng

Xây Dựng Employee Personas Để Cá Nhân Hóa Trải Nghiệm Nhân Viên

Avatar photo

Van Nguyen

Employee Personas (Chân dung nhân viên) ngày càng trở nên phổ biến khi các doanh nghiệp bắt đầu chú trọng đến trải nghiệm nhân viên nhằm cải thiện mức độ gắn kết, năng suất và giữ chân nhân tài.

Employee Personas là gì? 

Employee Personas là xác định đại diện của một phân khúc nhân viên cụ thể, và nhóm này có các đặc điểm, thái độ, mong muốn và nhu cầu giống nhau. Người làm nhân sự có thể sử dụng các đại diện này để tạo hồ sơ cá nhân hóa trải nghiệm nhân viên.

Xác định chân dung (khách hàng) là phương pháp đã được sử dụng rất nhiều trong lĩnh vực marketing và trải nghiệm khách hàng. Giờ đây, phương pháp này trở nên phổ biến hơn trong lĩnh vực nhân sự vì các doanh nghiệp hiểu được cá nhân hóa là một phần của chương trình trải nghiệm nhân viên.

Bằng cách tạo chân dung nhân viên, doanh nghiệp có thể điều chỉnh tốt hơn các chiến lược sao cho phù hợp với nhu cầu cụ thể của từng nhóm nhân viên khác nhau, giúp tạo nên một lực lượng lao động làm việc hiệu quả và năng suất hơn.

Vì sao cần xây dựng Employee Personas?

Để thiết kế trải nghiệm thành công cho nhân viên, doanh nghiệp cần hiểu sâu sắc quan điểm, thách thức và mong muốn của họ. Các doanh nghiệp có thể điều chỉnh trải nghiệm mà họ cung cấp cho nhân viên sẽ thành công hơn nhiều trong việc thúc đẩy sự gắn kết hơn các doanh nghiệp khác có cách tiếp cận chung chung. 

Tất nhiên, việc cá nhân hóa trải nghiệm cho riêng biệt từng nhân viên có thể là một thách thức, nếu không muốn nói là gần như không thể. Vì thế, Employee Personas giúp doanh nghiệp thiết kế trải nghiệm cho từng nhóm nhân viên, khiến việc tạo trải nghiệm cá nhân hóa trở nên hiệu quả và tiết kiệm chi phí.

Nhờ chân dung nhân viên, doanh nghiệp có thể xác định hành trình nhân viên (employee journey) cho từng người, từ đó thiết kế lộ trình và hành động cải tiến để tăng mức độ tương tác, năng suất và khả năng giữ chân.

6 bước xây dựng Employee Personas

Bước 1: Thu thập phản hồi của nhân viên

Hầu hết các doanh nghiệp chọn kết hợp nghiên cứu định tính và định lượng khi họ xây dựng chân dung nhân viên. Nhưng tốt nhất là nên bắt đầu với chiến lược lắng nghe (Voice of Employee) để thu thập phản hồi trên quy mô lớn. Điều này giúp doanh nghiệp nắm bắt tình hình của toàn bộ tổ chức, cung cấp nhiều dữ liệu hình thành cơ sở cho chân dung nhân viên.

Sau đó, chương trình lắng nghe nhân viên nên liên kết lại với các mục tiêu và tập trung vào việc đặt các câu hỏi đào sâu vào mục tiêu, động lực và khó khăn của nhân viên. Cũng rất hữu ích khi hỏi họ về những điều này ở các giai đoạn khác nhau trong vòng đời của nhân viên, để doanh nghiệp có thể xây dựng bức tranh toàn cảnh hơn về những thời điểm khác nhau quan trọng đối với các dạng chân dung nhân viên khác nhau.

Bước 2: Xác định các nhóm nhân viên cơ bản

Khi đã có dữ liệu, doanh nghiệp có thể phân tích để xác định các khó khăn, kỳ vọng và hành vi phổ biến nhất của nhân viên. Ở giai đoạn này, doanh nghiệp sẽ thấy các điểm chung — đây là nền tảng của các chân dung nhân viên, bao gồm các mục tiêu, động lực và khó khăn chung giữa các nhóm khác nhau trong tổ chức.

Bước 3: Thêm thông tin nhân khẩu

Sau khi xác định được các nhóm nhân viên cơ bản, bước tiếp theo là tìm điểm chung trong lĩnh vực nhân khẩu. Cách hiệu quả nhất để thực hiện việc này là liên kết công cụ khảo sát với Hệ thống quản lý nguồn nhân lực (HRIS) của doanh nghiệp. Sau đó nhập các loại thông tin cơ bản như: tuổi, chức vụ, thời gian làm việc trong công ty,… đến các thông tin cá nhân hơn như lần cuối họ được thăng chức hoặc thông tin các khóa đào tạo mà họ đã tham gia. Khi dữ liệu được phân tích, doanh nghiệp sẽ nhận ra những điểm tương đồng giữa các nhóm nhân viên trong bước trước đó, cũng như bổ sung nhiều “màu sắc” hơn cho chân dung nhân viên của bạn.

Bước 4: Phỏng vấn sâu

Khi đã có hình dung cơ bản về chân dung nhân viên của mình, doanh nghiệp có thể bắt đầu xây dựng chân dung chi tiết hơn thông qua các cuộc phỏng vấn trực tiếp. Dựa trên dữ liệu thu thập được, hãy chọn ra một vài người đại diện của mỗi nhóm (bao gồm nhiều độ tuổi, vai trò và thâm niên khác nhau) và phỏng vấn họ để tìm hiểu sâu hơn.

Bước 5: Gộp tất cả dữ liệu lại với nhau

Sau khi đã thu thập tất cả thông tin cần thiết, doanh nghiệp cần tập hợp thông tin đó lại với nhau để xây dựng bộ Employee Personas hoàn chỉnh. Một chân dung hoàn chỉnh là tập hợp của tất cả các thông tin từ cá nhân đến nghề nghiệp như: tên, tuổi, nhân khẩu, mục tiêu nghề nghiệp, khó khăn, kỳ vọng,… Các thông tin này nên được xác thực bởi “chính chủ” trong các cuộc phỏng vấn và nó nên là đại diện cho một nhóm người hơn là chỉ đại diện cho một người cụ thể.

Bước 6: Xác định chân dung nhân viên

Một trong những cách tốt nhất để đảm bảo rằng doanh nghiệp đang đi đúng hướng là quay lại gặp nhân viên của mình để xác nhận. Doanh nghiệp cũng có thể khảo sát lại toàn bộ tổ chức để xây dựng lại bộ chân dung hoặc có thể tập hợp các nhóm nhỏ, thu thập phản hồi của họ và dùng nó làm chân dung nhân viên của mình.

Sử dụng Employee Personas để cải thiện trải nghiệm nhân viên

Khi đã có bộ chân dung nhân viên, đã đến lúc sử dụng chúng để cải thiện trải nghiệm của nhân viên, bắt đầu bằng việc lập bản đồ hành trình của nhân viên.

Lập bản đồ hành trình là lấy toàn bộ hành trình của nhân viên và chia nhỏ hành trình đó thành từng điểm chạm riêng lẻ, giúp xác định những giai đoạn quan trọng nhất mà doanh nghiệp có thể tham gia để cải thiện trải nghiệm của nhân viên.

Sau khi xác định hành trình nhân viên, doanh nghiệp tiến hành khảo sát để thu thập phản hồi tại các điểm chạm quan trọng. Từ đó có thể thu thập được các insight giúp xây dựng kế hoạch cải thiện trải nghiệm cho từng nhóm nhân viên khác nhau.

Cách tiếp cận này giúp doanh nghiệp cá nhân hóa trải nghiệm nhân viên, hiểu nhân viên của mình nhiều hơn, từ đó đưa ra các giải pháp có tác động tích cực đến mức độ gắn kết, năng suất làm việc, tỷ lệ giữ chân và mang lại lợi ích tối đa cho doanh nghiệp.

Liên hệ với Spectos ngay hôm nay để được tư vấn xây dựng chân dung nhân viên cho doanh nghiệp của bạn. Ngoài ra. bằng việc sử dụng dữ liệu từ các cuộc khảo sát nhân viên, giải pháp Quản lý Trải nghiệm Nhân viên của Spectos còn giúp doanh nghiệp điều chỉnh và cải tiến quy trình nhằm đáp ứng các mong muốn, nhu cầu và kỳ vọng của nhân viên. 

Bài viết liên quan