Spectos Logo
Quay về Blog

Trải nghiệm nhân viên

Sức mạnh của phản hồi: Tối ưu hóa hiệu suất với khảo sát nhân viên

Avatar photo

Van Nguyen

Khảo sát nhân viên giúp nhà quản lý thực hiện nhiều loại hình nghiên cứu về Trải nghiệm nhân viên (EX), từ việc hỏi ý kiến nhân viên về trải nghiệm khi ứng tuyển, đến việc hiểu những ưu tiên của họ về mức lương và phúc lợi. Dưới đây là lý do tại sao khảo sát là một công cụ linh hoạt và mạnh mẽ để giao tiếp, thu thập thông tin và thực hiện hành động.

Khảo sát nhân viên là gì?

Khảo sát nhân viên là phương pháp thu thập thông tin hoặc phương pháp nghiên cứu sử dụng câu hỏi để khám phá ý kiến, phản hồi của nhân viên (nó cũng có thể cung cấp các loại dữ liệu khác). Thông tin sau đó được phân tích để giúp xác định xu hướng hoặc nhận định quan trọng.

Khảo sát nhân viên thường được sử dụng để đánh giá mức độ tham gia hoặc sự hài lòng của nhân viên, nhưng còn có nhiều cách khác để sử dụng chúng. Ví dụ, nhà quản lý có thể sử dụng chúng để chỉ ra các cơ hội cần phát huy, những điểm cần cải thiện hoặc xây dựng mối quan hệ và lan tỏa văn hóa tổ chức.

Các loại khảo sát nhân viên 

Khảo sát mức độ gắn kết 

Khảo sát mức độ gắn kết giúp khám phá các yếu tố thúc đẩy sự tham gia của nhân viên để tìm hiểu nguồn động lực, sự gắn kết của nhân viên trong công việc. Đây thường là những cuộc khảo sát được sử dụng nhiều nhất trong tổ chức.

Loại hình khảo sát này đem đến cho nhà quản lý thông tin về những yếu tố đang thúc đẩy hoặc hạn chế sự gắn kết. Mối quan hệ giữa quản lý và nhân viên, môi trường làm việc, cân bằng giữa công việc và cuộc sống, và văn hóa tổ chức đều đóng vai trò trong việc hình thành sự gắn kết. Khảo sát mức độ gắn kết của nhân viên sẽ giúp doanh nghệp đánh giá tất cả những yếu tố này.

Khảo sát mức độ hài lòng

Sự hài lòng của nhân viên là một yếu tố quan trọng trong việc tạo động lực và cải thiện trải nghiệm nhân viên (EX). Khảo sát về sự hài lòng của nhân viên sẽ giúp nhà quản lý hiểu được mức độ hài lòng của nhân viên đối với các điều kiện cơ bản trong công việc, và chỉ ra những chướng ngại nào trong trải nghiệm của nhân viên đang ngăn cản họ đạt được tiềm năng thực sự của mình.

Khảo sát định kỳ

Khảo sát nhân viên định kỳ giúp thu thập dữ liệu một cách thường xuyên và dài hạn về trải nghiệm của nhân viên. Loại hình khảo sát này thường được tiến hành sáu tháng một lần, hoặc mỗi quý một lầnthay vì mỗi năm một lần. Ngoài ra, việc thực hiện các khảo sát định kỳ thường xuyên sẽ giúp dữ liệu mang tính cập nhật hơn và giúp doanh nghiệp đưa ra các biện pháp cải thiện kịp thời hơn. 

Khảo sát onboarding

Giai đoạn onboarding là một trong những điểm chạm quan trọng trong hành trình nhân viên và có ý nghĩa lớn đối với trải nghiệm tổng thể của nhân viên. Khảo sát onboarding giúp nhà quản lý kiểm soát chất lượng của quá trình tuyển dụng, ứng tuyển và phỏng vấn, cũng như khoảng thời gian thử việc của nhân viên mới.

Khảo sát nghỉ việc

Cũng giống như onboarding, giai đoạn cuối cùng của hành trình nhân viên cũng có ảnh hưởng rất lớn đến trải nghiệm của họ. Bằng việc tiến hành cuộc khảo sát sau khi nhân viên rời đi (exit interview), nhà quản lý sẽ biết được nguyên nhân khiến nhân viên muốn nghỉ việc và những yếu tố có thể thuyết phục họ ở lại. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có cơ hội nghe quan điểm độc đáo dưới góc nhìn của một nhân viên sắp nghỉ việc khi họ kể về hành trình đã qua của mình tại công ty. 

Vì sao doanh nghiệp nên thực hiện khảo sát nhân viên?

Vậy, khảo sát nhân viên có thể giúp tăng lợi nhuận không? Nó tác động đến tình hình kinh doanh như thế nào? Kết quả khảo sát có ảnh hưởng đến hiệu suất của công ty hay không? Câu trả lời là khảo sát nhân viên sẽ giúp doanh nghiệp đo lường, theo dõi và cải thiện chất lượng trải nghiệm nhân viên. Có một số lợi ích trực tiếp và có thể đo lường được, mỗi lợi ích này đều có số liệu và nghiên cứu để chứng minh. Ví dụ, nghiên cứu của Qualtrics vào năm 2020 cho thấy, từ góc độ  tài chính, các doanh nghiệp có trải nghiệm nhân viên xuất sắc đã vượt trội đáng kể so với các đối thủ cạnh tranh là các doanh nghiệp có trải nghiệm nhân viên yếu hơn.

Trải nghiệm khách hàng tốt hơn

Khi nhân viên gắn kết và thỏa mãn trong công việc, trải nghiệm khách hàng trở nên tốt hơn. Và khi khách hàng có trải nghiệm tuyệt vời, họ đáp lại bằng sự trung thành và niềm tin mạnh mẽ vào thương hiệu, điều này có ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của doanh nghiệp. Tổ chức Aberdeen Group đã phát hiện ra rằng các công ty cho gắn kết nhân viên vào trong chiến lược phát triển của mình sẽ có sự trung thành từ khách hàng tăng 223% so với những công ty không có hoạt động gắn kết nhân viên.

Giữ chân nhân viên tốt hơn

Nhân viên nghỉ việc đột xuất khiến doanh nghiệp tốn thời gian, tiền bạc và nguồn lực, và nó có thể gây đảo lộn cho văn hóa công ty, đặc biệt khi nó làm gián đoạn các team đang có sự gắn bó. Nghiên cứu từ Jacob Morgan cho thấy các công ty có tiêu chuẩn cao nhất về Trải nghiệm nhân viên có tỷ lệ nghỉ việc ít hơn 40% so với các đối thủ cạnh tranh của họ.

Thu hút ứng viên tiềm năng

Các doanh nghiệp có nhân viên gắn kết một cách tích cực, hài lòng với công việc và môi trường làm việc tốt,… sẽ dễ dàng tuyển dụng những ứng viên tốt nhất. Bên cạnh việc nhận được giới thiệu và những đánh giá tốt từ nhân viên hiện tại, các doanh nghiệp có Trải nghiệm nhân viên tốt có thể sử dụng danh tiếng của nhà tuyển dụng để thu hút những ứng viên phù hợp nhất cho các vị trí công việc của họ. LinkedIn đã phát hiện rằng 72% nhà lãnh đạo đã đồng ý rằng danh tiếng của nhà tuyển dụng có tác động đáng kể đến quá trình tuyển dụng.

Các bước xây dựng bảng khảo sát nhân viên

Thu thập phản hồi từ nhân viên bằng một cuộc khảo sát đòi hỏi nhà quản lý phải nghĩ về các câu hỏi sẽ đặt, cách phân phối cuộc khảo sát và phân tích kết quả, cũng như những hành động sẽ thực hiện dựa trên thông tin thu thập được. Nếu có quy trình, công cụ và công nghệ sẽ làm cho tất cả những bước này dễ dàng hơn. Cụ thể:

Xác định mục tiêu khảo sát

Doanh nghiệp muốn cuộc khảo sát nhân viên mang lại điều gì? Có vấn đề cụ thể nào đã thúc đẩy doanh nghiệp tiến hành khảo sát, hay doanh nghiệp muốn tìm hiểu tổng quan về trải nghiệm nhân viên? Hoặc doanh nghiệp đã từng tiến hành các cuộc khảo sát trước đây và muốn khôi phục lại hoạt động này.

Bất kể lý do là gì, hãy xác định một “tuyên bố nhiệm vụ” ngắn cho cuộc khảo sát của bạn, nêu rõ những gì bạn muốn tìm hiểu và kết quả muốn đạt được. Hãy suy nghĩ về cách thức sử dụng dữ liệu và định dạng của khảo sát  vì điều này sẽ giúp bạn thiết kế khảo sát của mình một cách chính xác và hiệu quả hơn.

Chọn phần mềm khảo sát

Khảo sát nhân viên thường được thực hiện trực tuyến, tuy nhiên bạn cũng có thể muốn có khả năng thu thập dữ liệu khảo sát trực tiếp hoặc qua điện thoại. Tìm kiếm một nền tảng cho phép bạn linh hoạt thay đổi khảo sát, hoặc điều chỉnh nó để mở rộng phạm vi nghiên cứu. Nền tảng dựa trên đám mây (cloud-based platform) là “tiêu chuẩn vàng” của nhiều loại phần mềm kinh doanh, và nghiên cứu khảo sát cũng không phải là ngoại lệ.

Ngoài việc tạo và phân phối khảo sát, hãy tìm kiếm các công cụ khảo sát có khả năng phân tích dữ liệu như công cụ khảo sát của Spectos. Các công cụ này có khả năng phân tích kết quả khảo sát giúp nhà quản lý đạt được lợi ích tối đa từ thời gian và công sức của mình. 

Devices mit Ergebnissen aus Survey Service

Xây dựng câu hỏi khảo sát

Việc đặt câu hỏi trong khảo sát đòi hỏi hai yếu tố quan trọng – đặt câu hỏi một cách chính xác và chọn loại câu hỏi phù hợp.

Loại câu hỏi phụ thuộc một phần vào loại dữ liệu bạn muốn thu thập – ví dụ, định dạng câu hỏi trắc nghiệm cung cấp cho bạn dữ liệu phân loại, trong khi câu hỏi xếp hạng cung cấp thông tin theo thứ bậc. Cấu trúc và độ dài của khảo sát cũng đóng vai trò quan trọng. Nếu khảo sát dài, người tham gia sẽ có khả năng tiếp tục tham gia nếu bạn thay đổi loại câu hỏi và đạt được sự cân đối tốt giữa câu hỏi tốn công sức và không tốn công sức.

Việc chọn từ ngữ phù hợp cho câu hỏi khảo sát giúp đảm bảo người trả lời hiểu rõ ý bạn đang hỏi. Việc truyền đạt rõ ràng và chính xác và tránh mọi giả định là quan trọng, cũng như giữ cho mỗi câu hỏi tập trung vào một chủ đề duy nhất.

Gửi bảng khảo sát 

Để đảm bảo cuộc khảo sát nhân viên thành công, hãy đảm bảo rằng nhân viên hiểu rõ mục đích và giá trị của nó và tin tưởng vào nguồn gốc của cuộc khảo sát. Giúp cuộc khảo sát của bạn tránh bị rơi vào thư mục spam bằng cách thiết kế nó theo thương hiệu của bạn với logo và màu sắc, nếu nhà cung cấp dịch vụ khảo sát của bạn có tính năng này.

Đảm bảo địa chỉ ‘từ’ (nếu bạn gửi cuộc khảo sát qua email) là một địa chỉ quen thuộc và tiêu đề là một thông tin hữu ích và dễ nhận biết là một phần của giao tiếp nội bộ trong công ty.

Viết một câu tuyên bố giới thiệu cho cuộc khảo sát giúp nhân viên hiểu rõ mục tiêu của nó. Đảm bảo rằng cuộc khảo sát là một việc quan trọng và dành thời gian làm khảo sát là một việc đem lại ý nghĩa cho toàn công ty. Các nhà quản lý có thể làm điều này theo phong cách và ngôn ngữ phù hợp với văn hóa công ty mình.

Theo dõi và nhắc nhở

Không phải tất cả nhân viên đều có thể trả lời khảo sát ngay lập tức. Tăng số lượng phản hồi bằng cách gửi nhắc nhở đến người tham gia. Khi làm điều này, hãy nhắc lại giá trị của nghiên cứu và tầm quan trọng của ý kiến phản hồi từ tất cả nhân viên.

Dịch vụ Khảo sát nhân viên của Spectos

Nếu doanh nghiệp muốn áp dụng một phương pháp tập trung vào trải nghiệm nhân viên trong chiến lược quản lý nhân sự, thì dịch vụ Khảo sát nhân viên của Spectos là sự lựa chọn phù hợp.

Dịch vụ Khảo sát nhân viên của Spectos thu thập phản hồi liên tục về trải nghiệm của từng nhân viên, giúp doanh nghiệp đưa ra những biện pháp đúng đắn để cải thiện tình hình cam kết, tối ưu hóa kế hoạch nhân sự, tăng năng suất làm việc và thúc đẩy sự đổi mới trên mọi lĩnh vực trong doanh nghiệp. Đã đến lúc đặt con người lên hàng đầu.

Liên hệ với các chuyên gia của Spectos

Bài viết liên quan